1. Navn og hjemsted. Foreningens navn er ” Foreningen Holtug Forsamlingshus.” Foreningen er hjemmehørende i Holtug by i Stevns Kommune. Foreningens adresse er Holtug Linievej 13, 4660 St. Heddinge.
2. Formål. Foreningens formål er at drive og opretholde Foreningen Holtug Forsamlingshus som almennyttigt, lokalt samlingssted efter de stedlige behov for arrangementer og fælles aktiviteter af kulturel, foreningsmæssig, politisk, idrætslig og selskabelig art. Foreningen understøtter samhørighed og fællesskab mellem områdets beboere og er tilknyttet Landsforeningen Danske Forsamlingshuse gennem dennes Amtsforening.
3. Medlemmer. Medlemskabet er personligt på navn. Medlemmer er de, som efter denne vedtægt har erhvervet et medlemsbevis, eller som er retmæssig indehaver af andelsbevis udstedt under tidligere vedtægter. Disse beviser er i enhver henseende ligestillede indenfor denne vedtægts rammer uanset ordlyden på tidligere udstedte beviser. Udstedte tidligere beviser skal derfor ikke ombyttes til nye medlemsbeviser ved vedtagelsen af denne vedtægt. Medlems/andels beviser kan ikke overdrages ved gave, arv, eller på anden måde. En generalforsamling kan beslutte, at medlemmerne skal betale et årskontingent, og betaling heraf vil herefter være en betingelse for fortsat medlemskab.
4.Generalforsamlinger. Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed. Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i første kvartal. Indkaldelse sker med mindst 14 dages varsel i lokale blade og evt. pr. mail til medlemmerne. Forslag fra medlemmer til behandling indgives skriftligt til formanden senest 7 dage før. Dagsorden for ordinær generalforsamling skal mindst indeholde følgende:
1) Valg af dirigent.
2) Formandens beretning.
3) Forelæggelse af det reviderede årsregnskab.
4) Indkomne forslag. (fra medlemmer og/eller fra bestyrelsen)
5) Orientering om bestyrelsens budget.
6) Fastsættelse af årskontingent.
7) Valg af:
a) bestyrelsesmedlemmer for 2 år, (ved 5 medlemmer, i ulige år 3, i lige år 2) (ved 7 medlemmer, i ulige år 4, i lige år 3) (ved 9 medlemmer, i ulige år 5, i lige år 4)
b) 1 første- og 1 anden bestyrelsessuppleant for 1 år
c) 2 revisorer for 2 år, 1 på valg hvert år.
d) 1 revisorsuppleant for 1 år.
8) Eventuelt, hvorunder intet kan besluttes.
Bestyrelsen udpeger en referent, som sammen med dirigenten underskriver referatet af generalforsamlingens beslutninger. Dirigenten udpeger evt. stemmetællere.
Beslutninger om sager optaget på dagsordenen træffes ved almindeligt flertal af de afgivne stemmer.
Hvis medlemmer undlader at stemme, hverken stemmer for eller imod, eller stemmer ugyldigt eller blankt medtælles det ikke i antallet af afgivne stemmer.
Afstemning foregår normalt ved de stemmeberettigedes håndsoprækning.
Skriftlig afstemning anvendes ved personvalg mellem flere foreslåede, eller hvis dirigenten skønner det nødvendigt.
Ved hver afstemning kan hvert tilstedeværende medlem afgive 1 stemme. Der kan stemmes ved fuldmagt eller stedfortræder.
Sammen med et medlem kan en ægtefælle/samlever, som ikke er medlem, overvære generalforsamlinger uden stemme og taleret.
Ekstraordinær generalforsamling lader bestyrelsen afholde tilsvarende, hvis den finder det nødvendigt, eller hvis 1/3 af medlemmerne skriftligt begærer det og angiver punkter til behandling.
Kun punkter/forslag bekendtgjort for medlemmerne på indkaldelsen til en ekstraordinær generalforsamling kan behandles der.
5. Bestyrelsen. Inden for rammerne – af den gældende retstilstand, – af disse vedtægter og – af generalforsamlingernes beslutninger, har bestyrelsen myndigheden til at lede foreningen. Bestyrelsen udpeger hvem, som forestår udlejning af forsamlingshuset efter de regler, som bestyrelsen fastsætter, og den påser, at udlejningen sker inden for rammer, som angivet for forsamlingshusets formål. Bestyrelsen kan afvise arrangementer og lejemål, som kunne forekomme hærværkstruende, i strid med brandværnsregler eller husets formål.
6. Bestyrelsens sammensætning og konstituering. Bestyrelsen består af 5 til 9 medlemmer. De vælges for 2 år og afgår skiftevis i lige eller ulige år. Bestyrelsen udpeger af sin midte formand og kasserer, som ikke kan være samme person, og fordeler andre opgaver imellem sig. Formanden kan ved bestyrelsesmedlemmers fravær indkalde suppleanter. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når den er sammenkaldt efter de regler, den har fastsat herfor, og når mindst en mere end halvdelen af dens medlemmer, inklusiv indkaldte stedfortrædende suppleanter, er til stede. Beslutninger forudsætter, at et flertal af de tilstedeværende har stemt for. Bestyrelsen lader føre protokol over de behandlede sager og de trufne beslutninger. Protokollen oplæses og underskrives af mødedeltagerne senest ved næste bestyrelsesmødes begyndelse.
7. Økonomi, regnskab og revision. Regnskabsåret går fra 1/1 til 31/12. På generalforsamlingen vælges for 2 år (på skift) 2 revisorer til at revidere regnskabet og 1 revisorsuppleant til at indtræde i en revisors fravær. Af et evt. overskud sker henlæggelser til vedligeholdelse og lign. angivne formål, bestemt af bestyrelsen og meddelt generalforsamlingen. Foreningens likvide midler skal være anbragt i pengeinstitut. Af overskud kan intet udbetales til medlemmerne. Beløb indbetalt for medlems eller andels- beviser er varige, almennyttige bidrag og kan ikke genudbetales.
8. Tegning. Foreningen tegnes i den daglige økonomi af formand og kasserer. Pantsætning, optagelse af lån eller lignende transaktioner, som kan forpligte foreningen, forudsætter beslutning i bestyrelsen og efterfølgende generalforsamlingsgodkendelse.
9. Hæftelse. Foreningen hæfter alene med sine aktiver. Ingen kan personligt hæfte eller drages til økonomisk ansvar som formand, kasserer, bestyrelsesmedlem, valgt revisor eller medlem. Undtagen i tilfælde af handlinger eller undladelser over for foreningen, som efter den almindelige retstilstand kunne være personligt ansvarspådragende.
10. Medlemskab, rettigheder og pligter. Bestyrelsen fører en protokol, manuelt eller elektronisk, over samtlige medlemmer. Heri indføres medlemmets navn. adresse og om muligt e-mail og indmeldelsesdato. Ved adresseændring har medlemmer pligt til at underrette bestyrelsen. Ny adresse indføres i medlemsprotokollen. Hvis et brev, sendt til et medlems sidst oplyste/kendte adresse, returneres uden oplysning om ny adresse, mortificerer bestyrelsen medlemskabet ved dateret notat i medlemsprotokollen. Tilsvarende sker mortifikation ved dødsfald, ved mere end et års kontingentrestance eller ved udmeldelse. Udmeldelse kan ske skriftligt til formanden forud for et nyt år og med virkning for dette. Ved medlemmers leje af forsamlingshuset kan der ydes rabat i lejen efter regler fastsat af bestyrelsen og forelagt for en generalforsamling. En evt. retstvist mellem forening og medlemmer kan i mangel af forlig ikke indbringes for domstolene, men afgøres endeligt ved voldgift efter retstilstandens regler herfor.
11. Vedtægtsændringer. En generalforsamling kan behandle forslag om ændring af vedtægten, hvis medlemmerne indkaldes mindst 14 dage forud pr. brev eller mail med forslagene vedlagt. Bestyrelsen eller 1/3 af medlemmerne kan indgive forslag om vedtægtsændring. Sammen med et forslag udsendes til sammenligning den hidtidige vedtægt. Ændringer i de dele af vedtægten, der således er udsendt ændringsforslag til forud, kan vedtages af generalforsamlingen med almindeligt flertal af summen af afgivne ja og nejstemmer.
12. Foreningens opløsning. Hvis bestyrelsen af økonomiske eller andre årsager ikke længere ser mulighed for at drive forsamlingshuset, indkaldes til en generalforsamling pr. brev eller mail med nærmere oplysninger om situationen bl.a. evt. for at få valgt anden bestyrelse. Viser dette sig ikke muligt, eller opgiver en nyvalgt bestyrelse, indkaldes der med nærmere forslag om foreningens opløsning og forsamlingshusets evt. afhændelse til en ekstraordinær generalforsamling herom, og en opløsning kan vedtages med almindeligt flertal af summen af de afgivne ja og nejstemmer.
13. Anvendelse af evt. midler i tilfælde af foreningens opløsning.
Ved en opløsning, som ikke afsluttes med en fusionering med et andet forsamlingshus, en idrætshal eller lignende almennyttigt, lokalt samlingssted, stilles evt. overskydende midler til rådighed for foreninger i lokalområdet med formål til gavn for især børn eller ældre. Den opløsende generalforsamling beslutter hvem, der skal forestå den økonomiske afvikling og fordelingen af midlerne som bestemt. Der kan ikke ske udlodning til forsamlingshusets medlemmer eller til goder forbeholdt disse.
14. Ikrafttrædelse. Denne vedtægt træder i kraft straks i stedet for den hidtidige vedtægt af 10. marts 1960, (revideret 23. feb. 1982 og 11. feb. 1985). Med denne ny vedtægt, hvormed forsamlingshuset følger lovgivningens påbud, som hindrer fortsat forsamlingshusdrift som andelsselskab, indtræder Foreningen Holtug Forsamlingshus i samtlige de forpligtelser og rettigheder over for tredjemand, som hidtil har omfattet det identiske Andelsselskabet Holtug Forsamlingshus, herunder i ejendomsretten til forsamlingshusets faste ejendom, beholdninger, løsøre m.v., ligesom foreningen med sin faste ejendom og sine andre aktiver hæfter for selskabets hidtidige forpligtelser og gæld.
Således vedtaget på den ekstra ordinære
generalforsamlingen den 14. maj 2014.
Underskrives af dirigent og referent.
Originalen underskrevet af:
Dirigent Referat
Ole Anker Mette Maimann
