Forretningsorden af 13. jun. 2012,
1. revision 13. juni 2019, John Tange (JT)
FORRETNINGSORDEN FOR HOLTUG SAMARBEJDSFORUM
1. ) Formålet med Samarbejdsforum er at forbedre samhørigheden imellem Holtugs beboere ved at samle de forskellige foreninger og interessegrupper, (herefter kaldet ”foreninger”) for i fællesskab at finde løsninger på store og små udfordringer der er, eller senere måtte opstå.
2.) De deltagende foreninger kan udpege egne repræsentant (er) (en eller to). Det skal tilstræbes, at alle foreninger i Holtug tilslutter sig. Antallet af medlemmer kan altså variere.
Dags dato har følgende kendte foreninger mulighed for at deltage i Samarbejdsforum. Samarbejdsforum er åben for andre, og eventuelle nye, foreninger med tilknytning til Holtug:
– Borgerforeningen
– Forsamlingshuset
– Lodsejerne / Jagtforeningen
– Strandlauget
– Fiskerihavnen
– Menighedsrådet
– Vandværket
– Ad hoc gruppe/grupper, som kan indkaldes efter behov.
3.) Samarbejdsforum konstituerer sig med en mødeleder.
4.) Samarbejdsforum kan, fra de respektive foreninger modtage økonomisk støtte ”ad hoc”, til småfornødenheder. Møder kan holdes i Forsamlingshuset uden beregning.
5.) Samarbejdsforum holder møde minimum en gang i kvartalet, samt efter behov, og hvis et flertal ønsker det. Inden mødet fremsender mødelederen en dagsorden. Et kortfattet referat udarbejdes efter hvert møde og distribueres til de øvrige medlemmer af udvalget, som derefter har ansvaret for at informere respektive foreninger.
6.) Samarbejdsforum kan nedlægge sig selv, hvis det vurderer, at der ikke er tilstrækkelig opbakning fra de enkelte foreninger, og et flertal i Samarbejdsforum stemmer derfor.
7.) Sagsforløbet:
(a). En sag bliver bragt op i en af de tilsluttede foreningers bestyrelse.
(b). Bestyrelsen beslutter at sagen har en karakter der berettiger til behandling i
Samarbejdsforum, og overdrager den til sin repræsentant i Samarbejdsforum.
(c). Samarbejdsforum behandler sagen, indkalder evt. vedkommende som har rejst sagen,
eller andre der kan have interesse i sagen, eller kan medvirke til løsningen.
(d). Samarbejdsforum udfærdiger forslag til løsning af sagen.
(e). Løsningsforslaget sendes tilbage til relevant (e) bestyrelse (r) til endelig godkendelse
og IVÆRKSÆTTELSE.
(f). Samarbejdsforum kan også på eget initiativ iværksætte behandling af idéer, og følger derefter proceduren fra pkt. 7. (b).
8.) Iværksættelse:
(a). Er flere foreninger involveret, skal alle involverede bestyrelser godkende
løsningsforslaget.
(b). Er der uenighed om løsningsmodellen kan sagen forkastes eller evt. returneres til fornyet sagsbehandling i Samarbejdsforum, – med kommentarer og evt. forslag til ændring af løsningsmodellen.
(c). Godkendes løsningsforslaget af alle, iværksættes løsningen efter Samarbejdsforums nærmere beslutning og evt. vejledning.
(d). Afgørelser som kræver myndigheders godkendelse eller medvirken, kan efter
godkendelse i berørte forening (er), evt. fremføres via Landsbyrådet, eller på anden relevant måde.
